Wielu przedsiębiorców podejmując działalność gospodarczą w formie spółki, często zaczyna od najmniej skomplikowanej formy, a mianowicie od spółki cywilnej. Spółka ta przyciąga niskimi kosztami rozpoczęcia działalności i wejścia na rynek oraz ograniczonymi obowiązkami formalnoprawnymi i księgowymi. Z biegiem czasu jednak, ta uproszczona forma działalności gospodarczej może okazać się niewystarczająca. Wraz z rozwojem działalności przybywa bowiem klientów i zobowiązań, a wraz z nimi rośnie również ryzyko. W jaki sposób wspólnicy mogą ograniczyć swoją odpowiedzialność? Czy spółkę cywilną można przekształcić w spółkę prawa handlowego? Jaką docelową formę prawną wybrać? Na te pytania udzielimy odpowiedzi w poniższym artykule.

Spółka cywilna – co to za twór?

Spółka cywilna, wbrew mylącemu określeniu, to nic innego jak umowa cywilnoprawna, zawierana pomiędzy wspólnikami. Mogą nimi być nie tylko osoby fizyczne, ale również prawne (np. spółki kapitałowe), a nawet tzw. ułomne osoby prawne (np. spółki osobowe). W ramach spółki cywilnej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. Tak ujętego celu nie można jednak utożsamiać wyłącznie z podejmowaniem działalności gospodarczej nastawionej na zysk.

Współpracę w formie spółki cywilnej nawiązują najczęściej przedsiębiorcy. Dzięki połączonym kapitałom, wspólnemu doświadczeniu i wiedzy są w stanie osiągnąć zdecydowanie więcej, niż jakby działali w pojedynkę.

Zawarcie umowy nie kreuje odrębnej od wspólników osoby prawnej. Majątek spółki cywilnej, jest tak naprawdę majątkiem wspólnym wspólników, do którego przysługują im równe prawa. W trakcie trwania umowy spółki cywilnej nie mogą oni skutecznie rozporządzać swoim udziałem m. in. nie mogą go sprzedać, czy też obciążyć na rzecz innej osoby. Taki stan określany jest jako wspólność łączna.

To nie spółka, a wspólnicy są stronami wszelkich umów zawieranych z kontrahentami, czy też uzyskanych zezwoleń, koncesji. Za zobowiązania zaciągnięte w związku z działalnością spółki cywilnej, ponoszą odpowiedzialność wspólnicy i to nie tylko majątkiem wspólnym, ale także tym osobistym.

Wymienione cechy  powodują, iż spółka cywilna  jest w głównej mierze wykorzystywana do prowadzenia małych biznesów, które nie wiążą się z ponoszeniem wielkiego ryzyka. Pomimo niskich kosztów jej założenia, czy też braku szczególnie uciążliwych obowiązków księgowych, wraz ze wzrostem skali działalności, warto pomyśleć o przejściu na inną formę prawną. W końcu wszystkim racjonalnym uczestnikom obrotu zależy na ograniczeniu ryzyka prowadzonej działalności do niezbędnego minimum.

Jaką formę prawną wybrać?

Częstym rozwiązaniem jest przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie bez przyczyny cieszy się w Polsce ogromną popularnością. W 2018 r. takich spółek mieliśmy zarejestrowanych ponad 402 tysiące. Spółka z o.o. jako odrębna osoba prawna ponosi odpowiedzialność za zaciągnięte zobowiązania samodzielnie, całym swoim majątkiem. Wspólnicy ryzykują jedynie do wartości wniesionych wkładów. Ponadto, konstrukcja spółki z o.o. pozwala wspólnikom na wyjście z jej organizacji, poprzez między innymi sprzedaż udziałów. Przy dobrze prosperujących podmiotach ekwiwalent pieniężny za oferowane udziały może znacznie przewyższać pierwotną inwestycję.

Oczywiście, podejmując działalność w formie spółki z o.o. należy rozważyć również jej negatywne aspekty, takie jak podwójne opodatkowanie. W znacznej większości przypadków nie przyćmiewają one jednak zalet jakie można osiągnąć oddzielając prywatny majątek wspólników od majątku spółki, a przede wszystkim oddzielając ryzyka związane z prowadzeniem działalności gospodarczej od majątku osobistego.

Procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Ustawodawca przewidział dwa tryby prowadzące do przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.: tryb pełny oraz tryb uproszczony. Wybór konkretnego rozwiązania zależy od tego czy wszyscy wspólnicy mogą prowadzić sprawy spółki cywilnej.

Tryb pełny

Tryb pełny znajduje zastosowanie w przypadkach gdy jedynie niektórzy wspólnicy są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki.

Czynności wymagane do przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialność w trybie pełnym, a wiec bez możliwości pominięcia jakichkolwiek etapów wymaganych ustawą, są następujące:

a) Przygotowanie planu przekształcenia wraz z załącznikami

Podstawowym dokumentem, bez którego przekształcenie w trybie pełnym nie może się udać jest plan przekształcenia. Stanowi fundament, wyznaczający ramy organizacyjne przyszłej spółki  z o.o., w tym sytuację prawną jej wspólników. Jego ważnym elementem jest wycena majątku spółki cywilnej, a precyzyjniej wspólnego majątku wspólników.

Nie można również zapomnieć o załączeniu do planu przekształcenia projektu uchwały o przekształceniu, projektu umowy przyszłej spółki z o.o. oraz sprawozdania finansowego sporządzonego dla celów przekształcenia. Jak widać, na tym etapie wspólnicy powinni mieć już ściśle określoną wizję kształtu oraz zasad funkcjonowania spółki z o.o.

b) Zawiadomienie wspólników o zamiarze przekształcenia

Gdy plan przekształcenia zostanie sporządzony, następnym krokiem jest dwukrotne zawiadomienie wspólników spółki cywilnej o zamiarze przekształcenia. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu, zaś drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego.

Zawiadomienie powinno określać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki cywilnej mogą się zapoznać z pełną treścią planu przekształcenia i załączników. Dokumenty te powinny być udostępnione do wglądu w terminie nie krótszym niż dwa tygodnie przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu.

c) Podjęcie uchwały o przekształceniu

Kulminacyjnym momentem procesu przekształcenia jest podjęcie jednomyślnej uchwały wszystkich wspólników o przekształceniu, która powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Uchwała zawiera co najmniej następujące elementy:

• typ spółki, w jaki spółka cywilna zostaje przekształcona;
• wysokość kapitału zakładowego sp. z o.o.;
• zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce z o.o., jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
• nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej;
• zgodę na brzmienie umowy spółki przekształconej.

W obecnym stanie prawnym ustawodawca zrezygnował z konieczności osobnego zawierania umowy spółki z o.o. Samo podjęcie uchwały zastępuje już jej zawarcie, a także powołanie niezbędnych organów. Pozwala to na ograniczenie kosztów całej procedury.

d) Zgłoszenie przekształcenia do sądu rejestrowego oraz ogłoszenie w Monitorze sądowym i Gospodarczym (MSiG)

Finał procesu przekształcenia następuje wraz z dniem jego wpisu przez właściwy sąd rejestrowy do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, tj. z dniem przekształcenia. Wniosek o wpis spółki z o.o. do rejestru powinien zostać złożony w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały o przekształceniu.

Po dokonaniu wpisu przekształcenia do rejestru przedsiębiorców zarząd spółki z o.o. powinien ogłosić o tym zdarzeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Koszt takiego ogłoszenia jest zależny od ilości umieszczonych w nim znaków.

e) Czynności po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców

Należy mieć również na uwadze, iż wraz z dokonaniem wpisu przekształcenia spółki cywilnej, jej wspólnicy nie zostają jednocześnie wykreśleni z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Jeżeli wspólnicy działali jedynie w formie spółki cywilnej, powinni złożyć wniosek o wykreślenie ich wszelkich danych z rejestru CEiDG. W razie gdy prowadzą także działalność gospodarczą, poza ramami spółki cywilnej, wymagana jest od nich jedynie aktualizacja wpisu, tj. wykreślenie informacji o spółce.

Dodatkowym wymogiem jest zgłoszenie wymaganych danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) w terminie nie później niż 7 dni od wpisu przekształcenia w rejestrze przedsiębiorców. CRBR to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Finansów. Są w nim gromadzone i przetwarzane informacje  o osobach fizycznych, które sprawują bezpośrednią kontrolę nad spółkami prawa handlowego (beneficjentach rzeczywistych).

Tryb uproszczony

Procedurę uproszczoną stosuje się w przypadku gdy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej są uprawnieni do prowadzenia spraw spółki.

Dlatego też w większości przypadków omawiane przekształcenie będzie dokonywane właśnie w ten sposób. Jak bowiem wynika z Kodeksu cywilnego, jeżeli nie zmieniono tego postanowieniami umownymi, każdy wspólnik powinien prowadzić sprawy spółki cywilnej. Gdy wspólnicy zdecydowali się jednak na odmienne uregulowanie tej kwestii, zalecamy zmianę umowy spółki cywilnej przed wszczęciem procedury przekształcenia.

Ustawodawca, wprowadzając ten tryb do uregulowań kodeksowych umożliwił wspólnikom spółki cywilnej na znaczne przyspieszenie całej procedury, a także ograniczenie jej kosztów.

W zasadzie od trybu pełnego różni się następującymi aspektami. Nie wymaga się:

1. sporządzenia planu przekształcenia;
2. zawiadomienia wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu;
3. zainicjowania procedury przeglądania dokumentów spółki.

Warto dodać, iż brak wymogu sporządzenia planu przekształcenia nie wyłącza obowiązku przygotowania przez wspólników projektu uchwały w sprawie przekształcenia, projektu umowy spółki z o.o. oraz sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia.

Skutki wnikające z przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

Wspólnicy spółki cywilnej stają się z dniem wpisania przekształcenia do rejestru przedsiębiorców wspólnikami spółki z o.o. (dzień przekształcenia). Co istotne, spółce z o.o. będą przysługiwały prawa i obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników spółki cywilnej. Dotyczy to w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane wspólnikom przed przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Również dotychczasowy NIP i REGON spółki cywilnej przejdzie na spółkę  z o.o.

Należy jednak pamiętać, iż dawne zobowiązania nie przepadają wraz z przekształceniem w spółkę z o.o. Wspólnicy spółki cywilnej ponoszą odpowiedzialność na dotychczasowych zasadach, solidarnie z przekształconą spółką z o.o., za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia. Wskazana szczególna odpowiedzialność została ograniczona terminem 3 letnim, którego bieg rozpoczyna się od dnia przekształcenia.

Dlatego też, wierzyciele będą mogli kierować swoje roszczenia zależnie od wyboru do wszystkich dłużników (spółki z o.o. oraz dawnych wspólników spółki cywilnej), niektórych ze wspólników, czy też każdego z osobna. Aby sięgnąć do majątku wspólników, nie jest wymagane stwierdzenie uprzedniej bezskuteczności egzekucji z majątku spółki z o.o., odmiennie jak w przypadku przekształcenia spółki osobowej.

Koszty

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. wiąże się z poniesieniem pewnych kosztów, na które składają się m in. taksa notarialna, opłata sądowa i skarbowa, opłata za ogłoszenie o przekształceniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, czy też za ewentualną pomoc prawną i księgową.

Czas

Proces przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. może trwać od 6 tygodni do nawet kliku miesięcy. W głównej mierze zależy to od profilu działalności oraz trybu w jakim jest przeprowadzane przekształcenie (pełny, czy też uproszczony). Istotny wpływ ma również sprawność działania sądów rejestrowych i ich aktualne obciążenie. Czas oczekiwania na wpis do rejestru przedsiębiorców jest całkowicie niezależny od osób biorących udział w przekształceniu.

Przekształcenie nie wpływa negatywnie na funkcjonowanie spółki w obrocie gospodarczym. Wspólnicy mogą prowadzić dotychczasową działalność nieprzerwanie bez jakichkolwiek utrudnień, tyle że w nowej „szacie prawnej”.

Podsumowanie

Gdy działalność gospodarcza prowadzona w ramach spółki cywilnej osiąga znaczne rozmiary, warto pomyśleć o zmianie formy prawej. Nagły wzrost przychodów wiąże się często z koniecznością zaciągania przez wspólników dodatkowych zobowiązań, celem zabezpieczenia aktualnych źródeł jego uzyskiwania oraz wspierania dalszego rozwoju biznesu. W takich warunkach opłacalne wydaje się ograniczenie osobistej odpowiedzialności. Idealnym rozwiązaniem, ograniczającym ryzyko wspólników spółki cywilnej, jest jej przekształcenie w spółkę  z o.o. Spółka kapitałowa działa na rynku jako osobny podmiot gospodarczy. To ona jest stroną wszelkich umów zawieranych z kontrahentami, a odpowiedzialność za długi ogranicza się wyłącznie do jej majątku.

Oczywiście, istnieją także inne drogi prowadzące do faktycznej zmiany formy prawnej spółki cywilnej w spółkę  z o.o. Jedną z nich jest założenie nowej spółki z o.o. i wniesienie aportem przedsiębiorstwa, należącego wcześniej do majątku wspólnego wspólników spółki cywilnej.

Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Dokonując wybory jednego z nich należy zawsze mieć na uwadze konkretne okoliczności oraz cele do jakich dążą wspólnicy.

Autor: Jan Pabiszczak