Strategiczne decyzje dla funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) zapadają w formie uchwał wspólników. Standardowo odbywa się to w ramach zgromadzenia wspólników, choć prawo dopuszcza także alternatywne formy podejmowania uchwał (np. w trybie pisemnym). Wyróżnia się zwyczajne (coroczne) i nadzwyczajne (pozostałe) zgromadzenia wspólników.

Zgromadzenia wspólników zwołuje zarząd. Zawiadomienia o terminie posiedzeniasą nadawane listem poleconym lub za pośrednictwem kuriera z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Jako alternatywa wobec tradycyjnego – wysyłanego fizycznie – zaproszenia dopuszczone jest zawiadomienie danego wspólnika (zaproszenie) drogą elektroniczną, pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez wspólnika na taki sposób zawiadamiania oraz wskazania spółce adresu do tego celu.

Zawiadomienie powinno zawierać oznaczenie dnia, godziny oraz miejsca zgromadzenia wspólników, a także szczegółowy porządek obrad. Procedura ta bywa czasochłonna i uciążliwa, zwłaszcza w sytuacjach wymagających nagłego działania albo wręcz niepotrzebna w spółkach z małą liczbą wspólników, którzy chcą podjąć uchwały.

Ustawodawca przewidział elastyczne rozwiązanie na takie sytuacje. Zgodnie z art. 240 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (k.s.h.), zgromadzenie wspólników w spółce z o. o. może odbyć się bez jego formalnego zwołania.

Niniejszy artykuł przedstawia warunki przeprowadzenia zgromadzenia wspólników w tym trybie oraz wady i zalety tego rozwiązania.

Tryb odbycia zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania

Zgodnie z treścią art. 240 k.s.h.:

Uchwały można powziąć, mimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

W praktyce oznacza to, że wspólnicy spółki z o.o. mogą podjąć uchwały - wiążące decyzje dotyczące spółki –mimo braku sformalizowanego trybu jego zwołania zgromadzenia, o ile zostaną dopełnione wszelkie opisane poniżej wymogi.

Trzy warunki skuteczności zgromadzenia wspólników bez zwołania

Aby zgromadzenie wspólników spółki z o.o. przeprowadzone w trybie art. 240 k.s.h. - bez formalnego zwołania - było uznane za ważne, a podjęte na nim uchwały nie podlegały zaskarżeniu, muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

1. Reprezentacja całego kapitału zakładowego

W zgromadzeniu wspólników muszą wziąć udział wszyscy wspólnicy spółki z o.o., przy czym poza obecnością osobistą, dopuszcza się równieżreprezentowaniedanego wspólnika przez pełnomocnika.

Warto zauważyć, że pełnomocnikiem danego wspólnika może być także inny wspólnik spółki z o.o., nie może być nim natomiast członek zarządu spółki ani jej pracownik (niezależnie od tego czy jest czy nie jest równocześnie wspólnikiem).

Brak obecności choćby na zgromadzeniu wspólników jednego ze wspólników (lub jego należytej reprezentacji) uniemożliwia skuteczne przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w trybie art. 240 k.s.h. Jeżeli zatem obecność wszystkich wspólników na zgromadzeniu wspólników nie jest pewna, to konieczne jest zwoływanie zgromadzenia wspólników w zwykłym trybie.

2. Brak sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia wspólników

Sama obecność wszystkich wspólników to jednak za mało. Drugim z warunków jest wyrażenie przez wszystkich wspólników zgody na to, by w danym miejscu i czasie odbyło się zgromadzenie wspólników. Sprzeciw choćby jednego z obecnych wobec odbycia zgromadzenia (procedowania w trybie art. 240 k.s.h.) wyklucza możliwość skutecznego przeprowadzenia obrad, w tym podejmowania uchwał.

3. Brak sprzeciwu co do porządku obrad

Nawet jeśli wspólnicy zgadzają się na samo spotkanie, mogą nie chcieć głosować nad konkretnym punktem/sprawą (np. nad dopłatami lub zmianą umowy spółki). Sprzeciw choćby jednego wspólnika obrad blokuje możliwość podejmowania danej uchwały (tej objętej punktem, wobec którego wspólnik zgłosił sprzeciw).

Wady i zalety przeprowadzenia zgromadzenia wspólników bez jego zwołania

Sprzeciw wobec porządku obrad a głosowanie przeciw uchwale

Warto wyjaśnić częstą pomyłkę: sprzeciw wobec porządku obrad to nie to samo co głosowanie „przeciw” danej uchwale i zgłoszenie sprzeciwu wobec takiej uchwały. To dwie odrębne instytucje prawne, które mogą być wykorzystane w konkretnych sytuacjach.

Ewentualny sprzeciw wobec porządku obrad należy zgłosić na wstępie zgromadzenia, do czasu stwierdzenia jego zdolności do podejmowania uchwał przewidzianych porządkiem obrad. Warto pamiętać, że akceptacja porządku obrad, która warunkuje ważność samego zgromadzenia i możliwość podejmowania uchwał w określonych sprawach, nie jest równoznaczna z poparciem konkretnych uchwał. Wspólnik może zatem umożliwić odbycie obrad, a następnie zagłosować przeciwko samej treści uchwały i dodatkowo zgłosić sprzeciw wobec przegłosowanej uchwały. Ten drugi sprzeciw nie wpływa na zdolność zgromadzenia do podejmowania wiążących decyzji.

Protokół zgromadzenia wspólników bez zwołania

Ze zgromadzenia wspólników spółki z o.o. sporządza się protokół. Może, a w określonych przypada musi być on sporządzony w formie aktu notarialnego. Dotyczy to także zgromadzeń, które odbywają się na podstawie art. 240 k.s.h.

Zasady sporządzania protokołów zgromadzeń normuje art. 248 k.s.h. W przypadku przeprowadzania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. w trybie art. 240 k.s.h. należy szczególnie pamiętać o wyraźnej wzmiance w protokole, że:

• cały kapitał zakładowy spółki z o.o. jest reprezentowany,
• nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia ani co do ustalonego i przedstawionego w protokole porządku obrad.

Wskazane powyżej wzmianki w protokole stanowią potwierdzenie, że spełnione zostały warunki do przeprowadzenia zgromadzenia wspólników sp. z o.o. w trybie art. 240 k.s.h., tj. bez formalnego zwołania.

Zastosowanie w praktyce

Tryb z art. 240 k.s.h. może być z powodzeniem stosowany również podczas zwyczajnych zgromadzeń wspólników (m.in. przy zatwierdzaniu sprawozdania finansowego). W spółkach z niewielką liczbą blisko współpracujących wspólników  czy w spółkach rodzinnych, jest to wręcz najpowszechniejsza praktyka, pozwalająca dopełnić rocznych formalności bez zbędnej biurokracji.

Możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników spółki z o.o. bez formalnego zwołania to przydatne narzędzie w rękach sprawnego zarządu i współpracujących wspólników. Pozwala na szybkie podejmowanie decyzji w istotnych dla funkcjonowania spółki kwestiach, np.  dotyczących zmian w zarządzie, sprzedaży nieruchomości czy zatwierdzeniu wyników finansowych.

Pomoc prawna dla Twojej spółki

Kancelaria Prawna Norek, Łubecki i Wspólnicy S.K.A. specjalizuje się w bieżącej obsłudze korporacyjnej spółek. Oferujemy m.in.:

• przygotowanie kompletnej dokumentacji zgromadzeń wspólników,
• weryfikację poprawności uchwał,
• reprezentację wspólników na zgromadzeniach wspólników,
• obsługę sporów korporacyjnych.

Potrzebujesz pomocy w zorganizowaniu zgromadzenia wspólników lub w sformułowaniu uchwał lub masz wątpliwości co do ważności podjętych uchwał? Skontaktuj się z naszymi ekspertami już dziś.

Autor: Kacper Kobierski