Rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością spełnienia wielu formalności prawnych. W przypadku założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jednym z kluczowych aspektów jest opracowanie treści umowy spółki. Umowa spółki z o.o. to fundament funkcjonowania biznesu w przyszłości. Umowa spółki z o.o. reguluje kluczowe kwestie, takie jak podział zysków, prawa i obowiązki wspólników, czy zasady podejmowania decyzji. Niewłaściwie skonstruowana umowa spółki z o.o. może prowadzić do poważnych konfliktów, a nawet paraliżu firmy. Dlatego, poniżej prezentujemy kompleksowy przewodnik, który pomoże uniknąć typowych pułapek i zabezpieczy interesy przyszłych wspólników spółki z o.o. Poniżej znajdują się informacje w sprawie najczęściej zadawanych pytań, które mogą nurtować każdego, kto planuje założyć spółkę z o.o.

Czy umowa spółki z o.o. musi być w formie aktu notarialnego?

Umowa spółki z o.o.musi być zawarta w odpowiedniej formie prawnej. Zgodnie z art. 157 § 2 ustawyz dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (zwanej dalej: „k.s.h.”) umowa spółki z o.o. powinna być zawarta w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Oznacza to, że jeżeli umowa spółki z o.o. zostanie sporządzona w innej formie prawnej, spółka nie będzie mogła zostać zarejestrowana. W przypadku założenia spółki z o.o. wizyta u notariusza jest więc obowiązkowa.

Warto pamiętać, że projekt umowy spółki z o.o. nie musi być sporządzony przez notariusza. Projekt umowy spółki z o.o. dostoswany do konkretnej sytuacji oraz oczekiwań i zamiarów wspólników może przygotować prawnik. Zespół Kancelarii Prawnej Norek, Łubecki i Wspólnicy S.K.A. posiada wieloletnie doświadczenie w przygotowaniu projektów umów spółek z o.o., dostosowanych do potrzeb biznesowych.

Od obowiązku zawarcia umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego istnieje pewien wyjątek, który prowadzi do kolejnego punktu.

Wzór umowy spółki z o.o. w S24 – wady i zalety

Rozwój technologii wprowadził opcję zawiązania spółki z o.o. przez Internet, w systemie teleinformatycznym S24 (zwanym dalej: „systemem S24”). To rozwiązanie pozwala na zawarcie umowy spółki z o.o. z pominięciem notariusza. Przy wykorzystaniu systemu S24 może zostać zawarta umowa spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy,co ma swoje zalety i wady.

Zalety sytemu S24:

Szybkość

Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24 jest ekspresowa. Po podpisaniu umowy spółka z o.o. i złożeniu wniosku wpis do sądowego rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – KRS – dokonywany jest w ciągu ok. 24 godzin (w dni robocze). W przypadku zawarcia umowy spółki z o.o. przed notariuszem rejestracja spółki w KRS trwa dłużej (zwykle od kilu dni do kilku tygodni).

Oszczędność

Rejestracja spółki z o.o. w systemie S24 to redukcja kosztów. W tym rozwiązaniu wspólnicy nie ponoszą kosztów związanych z wizytą u notariusza. To oszczędność rzędu kilkuset, a nawet kilku tysięcy złotych.

Wygoda

Zawarcie umowy spółki z o.o. w systemie S24 odbywa się w całości online, bez konieczności wychodzenia z domu czy biura. Jest to niewątpliwie wygodne rozwiązanie.

Wady sytemu S24:

Szablonowość

Umowa spółki z o.o. zawierana w systemie S24 opracowana jest na podstawie gotowego wzorca umowy. Uniemożliwia to wprowadzenie jakichkolwiek niestandardowych postanowień.

Proponowany szablon ogranicza wybór do:

• określenia wysokości kapitału zakładowego spółki z o.o., który musi być pokryty gotówką (nie możliwe jest wniesieniewkładów niepieniężnych)
• określenia zasad zbywania i zastawiania udziałów,
• określenia możliwości wypłaty zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy,
• określenie organów spółki z o.o.,
• określenie sposobu reprezentacji spółki z o.o.

Umowa spółki z o.o. zawierana w systemie S24 jest bardzo podstawowa. Wybór ograniczony jest do wyboru wariantów proponowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości – administratora systemu S24. System S24 nie pozwala na wprowadzenie szczególnych regulacji dotyczących podziału zysku, kompetencji poszczególnych organów, obowiązków nakładanych na wspólników czy innych niestandardowych postanowień.

Ryzyko konfliktów

Brak elastyczności szablonu umowy spółki z o.o. w systemie S24 może prowadzić do poważnych problemów w przyszłości, szczególnie gdy pojawią się spory pomiędzy wspólnikami. Opracowanie umowy spółki z o.o. i ewentualnie także dodatkowej umowy wspólników, która szczegółowo określa pozycję i obowiązki wspólników minimalizuje to ryzyko. Umowa taka może być jednak zawarta nie w systemie S24, lecz przed notariuszem.

Zła optymalizacja systemu

Obsługa systemu S24 może być uciążliwa. System S24 jest źle zoptymalizowany i mało intuicyjny. Błędy w funkcjonowaniu systemu S24 pojawiają się stosunkowo często.

System S24 jest dobry dla prostych, jednoosobowych spółek z o.o. lub dla wspólników, którzy darzą się absolutnym zaufaniem i nie potrzebują skomplikowanych regulacji w umowie spółki z o.o. System S24 jest także przydatny, gdy wspólnikom zależy na czasie. W innym przypadku – zwłaszcza, gdy w grę wchodzi więcej wspólników, z różnym wkładem czy rolami w spółce – zdecydowanie lepszym wyborem jest zawarcie umowy spółki z o.o. u notariusza i sporządzenie indywidualnej umowy przygotowanej przez eksperta. lub zmiana u notariusza umowy pierwotnie sporządzonej w systemie S24, dokonana już po rejestracji spółki w KRS.

Co musi zawierać umowa spółki z o.o.?

Elementy obowiązkowe umowy spółki z o.o. są wymienione w art. 157 § 1 k.s.h. 

Umowa spółki z o.o. powinna określać:

Firmę i siedzibę spółki

Firma spółki to nazwa, pod którą działa spółka z o.o. Powinna być unikalna i odróżniać się od nazw innych firm.

Siedziba to miejscowość, w której znajduje się spółka (np. Poznań).

Przedmiot działalności spółki

Przedmiot działalności to lista obszarów, w których nowoutworzona spółka z o.o. będzie działać. Przedmiot działalności wpisuje się do rejestru przedsiębiorców według Polskiej Klasyfikacji Działalności (zwanej dalej: „PKD”). W praktyce także w umowie spółki jest to ujmowane zgodnie z PKD (choć nie ma takiego obowiązku). Warto pamiętać, że zakres działania może być szeroki, ale należy unikać wpisywania wszystkiego „na wszelki wypadek”, co może prowadzić do niejasności. Od początku 2025 r. obowiązuje nowa PKD i nowe spółki powinny ją stosować a istniejące wcześniej powinny dostosować wpis przedmiotu działalności w KRS (a często także swoją umowę spółki) do tego nowego PKD.

Wysokość kapitału zakładowego

Minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o. to 5.000 złotych. Górny limit wysokości kapitału zakładowego w spółce z o.o. nie istnieje. Jednak umowa spółki z o.o. musi precyzyjnie określać jego wysokość.

• czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,

Udziały w spółce z o.o. to „cegiełki”, z których składa się kapitał zakładowy. Umowa spółki z o.o. musi precyzyjnie określać ich liczbę i wartość nominalną. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.

Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony

Spółka z o.o. może być założona na czas nieokreślony (co jest standardową praktyką) lub na czas określony (np. do osiągnięcia danego celu biznesowego).

Oprócz elementów obligatoryjnych umowa spółki z o.o. może zawierać także postanowienia fakultatywne, które chronią interesy wspólników i dostosowują spółkę do specyfiki biznesu i ich wzajemnych relacji.

Najczęściej wprowadzane do umowy spółki z o.o. postanowienia fakultatywne dotyczą:

Regulacji w zakresie zbywania udziałów

Umowa spółki z o.o. może wprowadzić obowiązek uzyskania zgody zgromadzenia wspólników (lub innego organu) na zbycie lub zastawienie udziału. Umowa spółki z o.o. może wprowadzić także prawo pierwszeństwa nabycia zbywanych udziałów przez dotychczasowych wspólników. Ma to zabezpieczać przed niekontrolowanym wejściem do spółki z o.o. osób z zewnątrz.

Regulacji w zakresie postępowania po śmierci wspólnika

Umowa spółki z o.o. może szczegółowo regulować sytuację spółki z o.o. po śmierci wspólnika spółki z o.o., w tym zakres wstąpienia spadkobierców danego wspólnika do spółki. Umowa spółki może przewidywać także, że spadkobiercy zmarłego wspólnika nie będą mogli wstąpić do spółki z o.o., a spadkobiercy uzyskają stosowną spłatę.

Szczegółowych zasad podziału zysków

Umowa spółki z o.o. może ustalać dzień dywidendy lub określać zasady wypłaty dywidendy i podziału zysków. Umowa spółki z o.o. może także regulować wypłaty przez spółkę zaliczek na poczet dywidendy. Bez tej regulacji nie będzie to możliwe.

Regulacji w zakresie obowiązku dopłat

Umowa spółki z o.o. może przewidywać możliwość nałożenia na wspólników obowiązku dopłat do spółki z o.o. oraz zasady zwrotu wpłaconych dopłat. Są one sposobem na dofinansowanie spółki, przy mniejszych formalnościami jak wniesienie wkładów do spółki a jednocześnie nie są pożyczką.

Sposobu reprezentacji spółki i powoływania członków zarządu

Umowa spółki z o.o. może określać zasady powoływania i odwoływania zarządu czy określać jego minimalny lub maksymalny skład a także określać zasady reprezentacji przez Spółkę (np.: jednoosobowa czy łączna przez dwie osoby – członków zarządu).

Kompetencji organów spółki

Umowa spółki z o.o. może szczegółowo określać kompetencje organów spółki np. wprowadzać obowiązek uzyskania przez zarząd spółki zgody zgromadzenia wspólników na określone czynności jak zbycie lub zastawienie udziałów posiadanych przez spółkę w innych spółkach, czy określać zasady zwoływania i ważności zgromadzenia wspólników.

Kto podpisuje umowę spółki z o.o.?

Umowę spółki z o.o. podpisują wszyscy założyciele (wspólnicy spółki z o.o.). Jeżeli umowa spółki z o.o. jest zawierana przed notariuszem, podpisy musza być złożone w obecności notariusza. Wspólnicy mogą stawić się przed notariuszem osobiście lub być reprezentowani przez pełnomocników (pełnomocnictwo do tego musi być udzielone w formie aktu notarialnego).

Jeżeli zaś umowa spółki z o.o. jest sporządzana w systemie S24, podpisy są składane elektronicznie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.

Podsumowanie

Skonstruowanie dobrej umowy spółki z o.o. poza najprostszymi przypadkami to wymagające zadanie, które wymaga znajomości przepisów oraz biznesu. Umowa spółki z o.o. stanowi podstawowy dokument funkcjonowania spółki i wyznacza jej ramy. Właściwie sporządzona umowa to tarcza ochronna dla spółki z o.o. i jej wspólników. To dokument, który precyzyjnie określa reguły gry, zapobiega konfliktom, zanim w ogóle się pojawią lub ułatwia ich rozwiązanie. Nie warto pozostawiać kwestii sporządzenia umowy spółki z o.o. przypadkowi. Błędy popełnione na tym etapie mogą kosztować wspólników znacznie więcej niż taksa notarialna czy konsultacja prawna. Brak jasnych i precyzyjnych postanowień w umowie spółki z o.o. może doprowadzić spółkę z o.o. do impasu.

Kancelaria Prawna Norek, Łubecki i Wspólnicy S.K.A. oferuje kompleksowe przygotowanie dokumentacji potrzebnej do założenia spółki z o.o. Nasi eksperci przygotują indywidualnie dopasowaną umowę spółki z o.o., która będzie odzwierciedleniem wizji biznesowej wspólników, a jednocześnie zabezpieczy ich interesy. Spersonalizowana umowa spółki z o.o. będzie chronić interesy wspólników, na każdym etapie rozwoju spółki.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić się na konsultacje i wspólnie stworzyć fundamenty bezpiecznego i rentownego biznesu!

Autor:

Kacper Kobierski