16 lutego 2021

Umowa najmu magazynu - o czym pamiętać

Umowy najmu powierzchni magazynowych i produkcyjnych należą do jednych z bardziej złożonych. Ich treść obejmuje często nie tylko podstawowe i oczywiste zagadnienia takie jak określenie przedmiotu umowy, wysokości czynszu czy okresu najmu. Strony często regulują nimi proces powstania obiektu lub jego przystosowania na potrzeby najemcy, kwestie nakładów najemcy, specyficzny sposób korzystania, regulacje dotyczące rozliczenia kosztów ponoszonych wspólnie z innymi korzystającymi z obiektu, prawo pierwokupu, czy zagadnienia środowiskowe, związane ze specyfiką produkcji lub  działalności najemcy.

 

Najemca vs. wynajmujący

Umowy najmu powierzchni magazynowych rzadko zawierane są pomiędzy podmiotami prywatnymi, nie prowadzącymi działalności. Najczęściej jednak podmiotem profesjonalnym w tym duecie jest jedynie wynajmujący (zwykle właściciel nieruchomości będący jednocześnie deweloperem). Najemca często jest podmiotem profesjonalnym, lecz ekspertem jest w swojej branży – danej produkcji, logistyce czy handlu - nie w zakresie budowy, oddawania do korzystania, zarządzania obiektami produkcyjnymi czy magazynowymi. Ponadto najemca często ma zwyczajnie niewielkie lub wręcz żadne doświadczenie w zawieraniu tego typu umów, podczas gdy właściciel często ma wieloletnie doświadczenie w tym zakresie i to on wie lepiej na czym polega wykonanie takiego kontraktu, a co za tym idzie co do niego wpisać, żeby umowa była dla niego korzystna.

 

Taka przewaga wynajmującego często powoduje, że zawierane umowy najmu są niesymetryczne, czasem nieprecyzyjne jeśli chodzi o prawa najemcy lub zwyczajnie brak w nich postanowień ważnych z punktu widzenia specyfiki jego działalności.

 

Dlatego przyszły najemca powinien przed zawarciem tego typu umowy przemyśleć co taka umowa miałaby zawierać, na czym mu zależy żeby zostało określone umową i jak mają zostać rozłożone wzajemne obowiązki stron.

 

Niezależnie jednak od tego czy jest się wynajmującym czy najemcą podczas prowadzenia rozmów i już wstępnego negocjowania warunków dotyczących najmu powierzchni produkcyjnej lub magazynowej należy zdefiniować te oczywiste elementy umowy jak przedmiot, czynsz czy okres najmu, ale ustalić również kwestie związane z wszelkimi obowiązkami stron, zabezpieczeniami prawidłowego wykonania umowy, czy też możliwością jej wypowiedzenia lub odstąpienia od niej.

 

Poniższa lista zagadnień na pewno nie jest wyczerpująca, jednak zawiera najważniejsze kwestie jakich dotyczą standardowe umowy najmu tego typu powierzchni.

 

Przedmiot najmu

Postanowienia dotyczące przedmiotu najmu powinny możliwie jak najbardziej precyzyjnie określać wynajmowany obiekt. Oprócz oczywistych elementów takich jak wskazanie lokalizacji, księgi wieczystej, nazwy obiektu, powierzchni najmu czy określenia celu, dla którego oddaje się obiekt w najem, w postanowieniach dotyczących przedmiotu najmu należy uwzględnić również kwestie związane z korzystaniem z miejsc parkingowych, placu załadunkowego, wskazaniem na planie obiektu pomieszczeń produkcyjno-magazynowych i pomieszczeń biurowych oraz powierzchni wspólnych tj. wszelkich dróg wewnętrznych, parkingów, dróg dojazdowych, wyjść awaryjnych i otwartych powierzchni na terenie obiektu (w przypadku, gdy w obiekcie będzie przynajmniej dwóch najemców konieczne jest precyzyjne wskazanie powierzchni, które nie będą przeznaczone do wyłącznego użytku przez któregokolwiek z nich).

 

Dla najemców istotne mogą być również postanowienia dotyczące możliwości umieszczania na powierzchni wspólnej, fasadzie obiektu czy specjalnym pylonie  szyldów i innych znaków reklamowych określanych jako oznaczenie najemcy.

 

W przypadku, gdy najemca nie planuje wynajmować całej powierzchni, nie można również pominąć zapisów regulujących możliwość (lub jej brak) działalności konkurencyjnych podmiotów na pozostałej części obiektu lub prawa pierwszeństwa najemcy do „dobrania” dodatkowej powierzchni w tym samym obiekcie, na z góry określonych warunkach (analogicznych do warunków określonych umową najmu lub zupełnie innych).

 

Okres najmu

Kolejnym istotnym  zagadnieniem wymagającym uzgodnienia stron jest  okres, na jaki zawarta zostaje umowa. Postanowienia te powinny dokładnie określać datę zawarcia umowy i jej zakończenia, a także informację o ewentualnej możliwości przedłużenia umowy. Co do zasady umowy najmu zawierane są na czas oznaczony, którego długość określona jest, w zależności od potrzeb stron, skali i specyfikacji działalności najemcy. Niezależnie od tego czy okres ten wynosić będzie rok czy 10 lat trzeba pamiętać, że umowa zawarta na czas oznaczony może być wypowiedziana przez jej strony jedynie z ważnych przyczyn, określonych treścią umowy. Jeśli ważna dla nas okoliczność wypowiedzenia nie zostanie wskazana umową to prawo jej wypowiedzenia nie zostanie skutecznie zastrzeżone, a umowa będzie mogła zostać rozwiązana jedynie za zgodą drugiej strony lub będzie obowiązywać do końca okresu na jaki została pierwotnie zawarta. Z drugiej strony, aby zapewnić trwałość takiej umowie ważne żeby przyczyny jej wypowiedzenia nie były błahe, dające łatwy pretekst do jej zakończenia (np. często spotykane we wzorach umów przedstawianych przez wynajmujących powołanie się na nieprzestrzeganie regulaminu obiektu jako przyczyny wypowiedzenia umowy). Swobodnie można również uzgodnić okres wypowiedzenia – ważne, żeby zapewnić sobie możliwość przygotowania się do zakończenia  jej obowiązywania, dlatego wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym powinno mieć miejsce jedynie w przypadkach rażących naruszeń umowy przez najemcę, po uprzednim wezwaniu go do ich usunięcia.

 

Umowa ponadto może zawierać postanowienia dotyczące jednostronnej możliwości przedłużenia okresu najmu jak i tzw. brake option tj. wcześniejsze jej zakończenie jeśli najemca wyraźnie uprzedzi o chęci skorzystania z takiego uprawnienia.

 

Czynsz i opłaty eksploatacyjne

Nieodłącznym elementem każdej umowy najmu są postanowienia dotyczące opłat należnych wynajmującemu w związku z korzystaniem z powierzchni magazynowej lub produkcyjnej. Wysokość stawki czynszu zależna jest między innymi od rynkowych, często lokalnych  uwarunkowań,  okresu trwania umowy, standardu obiektu, konieczności dostosowania go do indywidualnych potrzeb najemcy. Istotnym czynnikiem jest również powierzchnia najmu z uwzględnieniem zróżnicowanych stawek dla pomieszczeń produkcyjno-magazynowych oraz powierzchni towarzyszących tj. np. biurowych czy pomieszczeń socjalnych. Czynsz może być płatny w okresach określonych raczej swobodnie przez strony umowy, zazwyczaj jest to okres miesięczny, ale nie musi być płatny w każdym okresie w jednakowej stawce. W ramach swobody strony mogą uzgodnić czynsz w jednakowej, niezmiennej wysokości w całym okresie najmu, mogą indeksować wysokości czynszu w oparciu o np. wskaźniki inflacji, albo mogą też uzgodnić okresy bezczynszowe tzw. rent-free-periods, które często pojawiają się na początku okresu najmu, ale też mogą mieć charakter cyklicznych zwolnień w każdym roku obowiązywania umowy.

 

Jeśli powierzchnia najmu wymaga przystosowania jej do indywidualnych potrzeb najemcy warto też uzgodnić czy okres prac aranżacyjnych powinien być uwzględniany w okresie najmu oraz czy wtedy należne są regularne opłaty czynszowe. Często umowami reguluje się takie okoliczności jako tzw. early access – bezczynszowy okres, którego nie wlicza się do okresu najmu, a najemca zobowiązany jest wtedy jedynie do ponoszenia opłat faktycznie wykorzystanych mediów.

 

Poza wspomnianym czynszem najemca zobowiązany jest często do pokrywania opłat eksploatacyjnych tzw. service charge związanych z utrzymaniem obiektu i powierzchni wspólnych (np. sprzątanie, odśnieżanie, ochrona, podatki od nieruchomości) ujętych w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni za miesiąc oraz kosztów mediów (woda, prąd, ogrzewanie) naliczanych zwykle według faktycznego zużycia przez najemcę.

 

Instrumenty zabezpieczające prawidłowe wykonanie umowy i płatności

Standardem na rynku jest oczekiwanie przez wynajmującego zabezpieczenia płatności czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, ale często i zabezpieczenie wykonania wszelkich innych zobowiązań z umowy leżących po stronie najemcy. Do najczęściej spotykanych należą kaucja gotówkowa, bezwarunkowa, płatna na pierwsze żądanie gwarancja bankowa lub gwarancja ubezpieczeniowa, poręczenie spółki matki czy oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego zarówno co do zwrotu obiektu w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, jak i wszelkich roszczeń najemcy wobec wynajmujacego. Katalog tych zabezpieczeń jest oczywiście zmienny, aczkolwiek kaucja lub gwarancja bankowa w wysokości co najmniej jednomiesięcznego czynszu jest raczej minimum wymaganym przez wynajmujących. Zdarza się, że zwrotne wydanie przedmiotu najmu po upływie okresu najmu lub na skutek jej wypowiedzenia zabezpieczone jest dodatkowo zgodą najemcy na odcięcie przez wynajmującego mediów w obiekcie. Ważne w takim wypadku aby najemca zabezpieczył umową realny okres potrzebny na wyprowadzkę. Trudno wyobrazić sobie, że powierzchnię produkcyjną można wydać wynajmującemu następnego dnia po zakończeniu okresu najmu, zwłaszcza gdy okres ten został skrócony wypowiedzeniem, często ze skutkiem natychmiastowym.  

 

Elementem dyscyplinującym obie strony do prawidłowego wykonywania umowy są zastrzeżone kary umowne. Przeważnie dotyczą one poważnych naruszeń takich jak naruszenie dat związanych  z wydaniem obiektu przez wynajmującego i co wiąże się ze stratami po stronie najemcy, czy ze zwrotem obiektu przez najemcę w wyznaczonym terminie po zakończeniu okresu najmu. Katalog kar i okoliczności przewidujących możliwość ich egzekwowania jest indywidualnie ustalany przez strony w toku negocjacji warunków umowy. Należy jednak liczyć się z tym, że ich wysokość często jest pochodną wysokości miesięcznego czynszu. Czasem proponowana kara to wielokrotność czynszu za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu danego zobowiązania. Należy pamiętać, że kary co do zasady wyczerpują roszczenia odszkodowawcze z tytułu danego naruszenia. Jeśli  strona ma mieć prawo dochodzenia dodatkowych roszczeń powinno to być wprost określone umową.

 

Pozostałe obowiązki stron

W umowie najmu powinny znaleźć się również postanowienia określające wszelkie inne obowiązki stron, a w szczególności kwestie związane z poszczególną odpowiedzialnością wynajmującego i najemcy w zakresie napraw usterek, wymiany wyposażenia, napraw wyrządzonych szkód, konserwacji, utrzymywania i napraw części strukturalnych obiektu, możliwości dokonywania przez najemcę zmian w obiekcie, możliwości podnajmu i przeniesienia praw z tytułu umowy najmu na osoby trzecie, ubezpieczenia czy też treści regulaminu obiektu. Dla najemcy często ważne jest aby umowa najmu określała sposób zarządzania obiektem przez cały okres obowiązywania. Zwłaszcza, gdy z danego budynku korzysta kilka podmiotów ważne aby kwestie dotyczące części wspólnych takich jak place manewrowe, parkingi, wjazdy na teren nieruchomości monitoring czy ochrona obiektu uregulowane były wprost umową. Brak określenia umową kwestii indywidualnych i ważnych dla jej stron spowoduje w razie sporu konieczność odnoszenia się do powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które nie zawsze są precyzyjne.  

 

Formuła BTS (build to suite)

Coraz częściej najemcy  potrzebują powierzchni dedykowanej, specyficznej, często samodzielnej. W takich przypadkach umowy najmu zawierane są często w formule BTS tj. oprócz standardowej części określającej wzajemne zobowiązania stron po odebraniu powierzchni przez najemcę zawierają część deweloperską. Niezmiernie ważnymi postanowieniami takiej umowy z punktu widzenia najemcy są postanowienia dotyczące etapu projektowania obiektu, jego wybudowania lub przystosowania na potrzeby najemcy, możliwości kontroli czasowej i rzeczowej w trakcie tego procesu przez najemcę oraz wydania obiektu, w tym w szczególności procedur weryfikacji przedmiotu umowy na potrzeby umowy. Część umowy dotycząca budowy zapewniać powinna najemcy nie tylko kontrolę robót, które zostały już zaprojektowane, ale również mechanizmy wprowadzania zmian w takich pracach jeszcze na etapie ich realizacji. W przypadku umowy w formule BTS niezwykle ważne jest dokładne określenie daty wydania obiektu i sankcji na wypadek opóźnienia. Ważne również aby procedury obioru umożliwiały weryfikację ewentualnych wad lub usterek obiektu. Wady istotne uzasadniać powinny w skrajnych przypadkach możliwość odmowy odbioru obiektu co skutkować powinno sankcjami po stronie wynajmującego (w skrajnych przypadkach włącznie z prawem odstąpienia od umowy przez najemcę) oraz brakiem rozpoczęcia okresu najmu i brakiem obowiązku płatności czynszu po stronie najemcy.

 

Jak widać temat związany z umową najmu powierzchni magazynowych lub produkcyjnych jest bardzo rozbudowany i nie sposób omówić wszystkich aspektów, na które należy zwrócić uwagę podczas negocjacji. Jednakże zarówno w interesie wynajmującego, jak i najemcy jest przeprowadzenie analizy prawnej negocjowanej umowy i takie ukształtowanie jej treści, aby przewidywała wszelkie, nawet najczarniejsze scenariusze, a co za tym idzie, dawała szerokie możliwości działania oraz gwarantowała zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy bądź możliwość jej rozwiązania.

 

Autor:

Agata Pawlak-Jaszczak

Adrianna Janicka

komentarze (0)

Agata Pawlak-Jaszczak

Kontakt do specjalisty

Agata Pawlak-Jaszczak

radca prawny

 

/kontakt

skontaktuj się

 


Czytaj także:

21 września 2021

Zmiana planu zagospodarowania przestrzennego

Gdy planujemy zakup działki, jedną z podstawowych czynności przeprowadzanych w ramach audytu nieruchomości powinno być sprawdzenie, czy objęta jest ona miejscowym planem zagospodarowania...

komentarze (0)

czytaj więcej

07 września 2021

Nowelizacja ustawy o OZE - jak maluje się przyszłość zielonej energii

Od pewnego czasu możemy obserwować spektakularny rozwój rynku fotowoltaiki w Polsce. Zajmujemy czwarte miejsce pod względem przyrostu mocy zainstalowanej PV w Unii Europejskiej...

komentarze (0)

czytaj więcej